今月は、
明日の
オンラインセミナーで
12回目の
セミナー・講座です。
2日に1回は
セミナーや講座を
開催している
計算になりますね。
まぁ、今月は
ちょっと多いのですが、
もちろん
それ以外にも
コンサルティングや
集客の仕組みづくり
チームメンバーとの
プロジェクトなど
多くの仕事を行なっています。
よく
「そんなに
たくさんの仕事を、
どうやって
こなしてるんですか？」
なんて聞かれます。
ということで、
今日は
ボクの仕事術の
基本になっている
「レベルアップ型仕事術」
について、
お伝えしたいと思います。
皆さんは
ご自身の業務・仕事を
スケジューリングする時、
どのような考え方で
スケジューリング
しているでしょうか？
例えば
講座やセミナーがあって
スライド資料を
作らないといけない
とします。
その時に
いつスライド資料を作るのか
というと
ボクの場合は、
講座を開催する前日
に設定します。
つまり、
仕事の
スケジューリングをする時は
「締め切りギリギリに
設定する」
ことが重要です。
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締め切りをギリギリに
設定することがポイント
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先日、ウェブで
こんな記事で見ました。
例えば
業務を一週間以内に
完成させれば良い
という状況になると
人は
一週間をかけて
その仕事をやろう
としてしまいます。
でも
一日でその業務を
やらなきゃいけない
という状態になると、
一日でその業務を
終わらせようとします。
特に
クリエイティブな仕事は
仕事にかけられる時間は
ある意味、
自由にできます。
このような場合は、
仕事の締め切りまでの日数を
少なくしておいた方が
効率よく仕事が
終わるようになるのです。
1日で
終わらせられる仕事を
一週間前から
やろうとすると
「あと一週間ある」
と思ってしまい、
一週間かけて仕事をしてしまうので
仕事がなかなか
進まなくなってしまいます。
ですから
「締め切りギリギリに
仕事を設定する」
ということが
重要になるのです。
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ただし、締め切りの
設定方法には注意点が…
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この時に
気をつけることは、
仕事を
大きな塊にしたまま
締め切りギリギリに
設定してしまうと
その仕事が終わらない
可能性がある
ということです。
例えば
講座のスライド資料を
作ろうとした時に、
スライド資料を作る仕事の
1から100まで全てを
前の日に
設定してしまうと
締め切りまでに
終わらなくなる
可能性があります。
全体の仕事が
どれくらいあるのかも
掴みづらいですね。
ですから、
その仕事を
小分けにしておく
ことが重要です。
例えば、
スライド資料を
作るのであれば、
・話す内容の大枠を
考えるステップ
・マインドマップに落とし込み、
伝える内容の
全体像を作るステップ
・スライドに落とし込み
スライドコンテンツを作るステップ
・スライドを
より見やすくするステップ
と分けておく
必要があります。
そして
それぞれのステップに
締め切りを設定するのです。
こうすると
細かいステップで
締め切りがきますので、
集中して
仕事が進むようになります。
「一週間をかけて
スライドを作ろう」
ではなく、
一日後に
企画をまとめる締め切り、
次の一日後に
全体像を作る締め切り、
このように
締め切りを
設定していくわけです。
1つ1つの
仕事をクリアし
レベルアップ
していくように
仕事を設定する
ことが重要なのです。
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「協力の技術」で
さらに強制力をアップ
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仕事をする上で
もう1つ効果的な方法は
自分だけの約束にしない
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ということです。
自分との約束ほど、
破りやすいものは
ありません。
ですから、
他の人と約束する
ことが重要です。
例えば、
企画を
作るのであれば、
企画を
まとめた段階で
秘書に連絡して
講座の参加者の方に
今月のテーマとして
伝えてもらう
というような
フローにしておけば、
秘書が企画を
待っている状態に
なりますので、
すぐにやらないといけない
という気持ちが
強くなります。
自分との
約束は破りがちですが、
人との約束は
守ろうとしますから、
仕事の進み方に
強制力が
働くようになります。
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多くの仕事をこなす秘訣は
「細分化」と「協力」
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このように
「レベルアップ型仕事術」
ということで、
仕事の内容を
細かく分けておき、
一つ一つ
レベルが上がるように
締め切りを設定して
クリアしていくこと、
そして、さらには
「協力の技術」
を使って、
誰かとの
約束をしておくこと、
この2つの
ゲーミフィケーションの技術
を使って
仕事をすることで、
仕事がスムーズに
進むようになるのです。
仕事が効率的に進まない
という方は
ぜひ参考にしてみてくださいね。
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